In deze periode is de bedrijfsvoering geënt op het beleidsakkoord 'Samen verder werken aan ons Best' en overige kaderstellende notities zoals de Dienstverleningsvisie en I&A visie.

In deze paragraaf beperken we ons tot de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur.

Samen op reis
‘Samen op reis’ is de spreekwoordelijke kapstok voor alle projecten, programma’s en organisatieontwikkelingen die bijdragen aan de groei van onze organisatie. Het verbindt vier grote ontwikkelingen in de organisatie: de transformatie van het sociaal domein, de invoering van de Omgevingswet, de uitvoering van de dienstverleningsvisie en het versterken van bewonersparticipatie en overheidsparticipatie. Al deze ontwikkelingen staan voor veranderingen in de maatschappij die vragen om een nieuwe manier van werken.  Dit komt met name tot uiting in de wijze waarop medewerkers omgaan met vragen van inwoners, organisaties en bedrijven. En, dus ook hoe het onderling overleg en de samenwerking verloopt.

Personeel en Organisatie

2020 is het laatste jaar van het HRM strategieplan 2017-2020. Tijd om onze ambities te herijken en de prioriteiten voor de periode nà 2020 te gaan bepalen. Daarbij kijken we vanzelfsprekend naar in- en externe ontwikkelingen. En die zijn er genoeg. We hebben te maken met continue veranderingen door wijzigingen in het takenpakket van gemeenten en met verdergaande digitalisering. Dit heeft direct effect op de organisatie van ons werk en de inhoud van functies. We willen dat onze medewerkers hier in kunnen en willen meebewegen.

2020 is ook het geboortejaar van 'de nieuwe ambtenaar'.  De Wet normalisering rechtspositie ambtenaren(Wnra) regelt dat vanaf 1 januari 2020 ambtenaren zoveel mogelijk onder het arbeidsrecht vallen. Voortaan werken we met een cao, aangevuld met lokale regelingen. In de dagelijkse praktijk merken medewerkers hier weinig van. Inhoudelijk wijzigen de arbeidsvoorwaarden niet, tenzij dat wettelijk moet. Juridische procedures, zoals bij ontslag, veranderen wel.  Al met al toch even wennen.

De HRM-strategie staat uitgewerkt in een uitvoeringsplan met als speerpunten Duurzame inzetbaarheid, Strategische Personeelsplanning en Organisatieontwikkeling. Voor 2020 ligt de focus op de volgende onderwerpen:

Duurzame inzetbaarheid

• We zijn gestart met de nieuwe HR-gesprekscyclus 2.0. Het goede gesprek is geïntroduceerd met voorlichting en training. In 2020 gaan we verder met het (leren) toepassen van de systematiek en het optimaliseren van de gesprekskwaliteit.  

• We leggen prioriteit bij het verbeteren van de vitaliteit. In eerste instantie door het ziekteverzuim aan te pakken en de werkomstandigheden te verbeteren. In 2020 zal het accent meer liggen op preventieve acties. Qua vitaliteitsbeleid wachten we landelijke ontwikkelingen af. In het akkoord over de CAO Gemeenten 2019-2020 is afgesproken dat er criteria voor vitaliteitsbeleid worden ontwikkeld. Daarbij wordt ook de uitwerking van het Pensioenakkoord meegenomen. Dit wordt dan de inzet voor de volgende cao. De VNG komt met instrumenten die gemeenten kunnen gebruiken.

• We gaan aan de slag met onze opleidingsstrategie. Dit gaat over opleiden in relatie tot keuzes over de mate van brede inzetbaarheid van medewerkers, het (zelf) opleiden van startende medewerkers en het organiseren van kennisoverdracht. We werken al met een centraal opleidingsaanbod. Dat doen we om het kennis- en vaardigheidsniveau van onze medewerkers te laten aansluiten bij wat we nodig hebben. Opleiden doen we op verschillende manieren: groepstraining, individuele begeleiding en E-learning. We hebben inmiddels een online leerportaal ingericht en bouwen dat in 2020 verder uit.

Strategische personeelsplanning

Onder de paraplu van strategische personeelsplanning (SPP) vallen beleid en de instrumenten waarmee we sturen op de juiste samenstelling van ons personeelsbestand. Zowel kwantitatief als kwalitatief.

• Het managen van personele capaciteit is normale bedrijfsvoering. Bewust vooruitkijken en anticiperen op toekomstige knelpunten, willen we in 2020 beter borgen en faciliteren.

• Wetgeving lijkt het minder aantrekkelijk te maken flexibele arbeidsrelaties aan te gaan. De consequenties van de Wet arbeidsmarkt in balans en de Wet DBA (deregulering beoordeling arbeidsrelatie) brengen we in beeld en vertalen we naar uitgangspunten over de gewenste verhouding vast-flexibel personeel.

• De arbeidsmarkt is krap. Zeker op specialistische functies. Dit dwingt ons creatief na te denken over het aantrekken en behouden van goed personeel. Onze schaalgrootte maakt ons daar extra kwetsbaar in en stimuleert het werken in samenwerkingsverbanden en het eventueel aangaan van nieuwe samenwerkingsrelaties. In 2019 hebben we het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers verbeterd. In 2020 investeren we in de fase die daarvoor zit: hoe trek je potentiële medewerkers aan?

• Begin 2020 hebben we een nieuw functiegebouw volgens HR21, een veelgebruikt functiewaarderingssysteem bij gemeenten. Alle medewerkers worden begin 2020 in een functie volgens het nieuwe functiegebouw geplaatst. Ervaring leert dat dit discussie geeft. Dat is niet erg. Integendeel, het geeft duidelijkheid en transparantie over wat we van elkaar kunnen en mogen verwachten. Met het nieuwe functiegebouw ligt er weer een transparante en actuele basis voor toepassing van tal van HR-instrumenten, zoals de HR-gesprekscyclus.

Organisatieontwikkeling

Het programma Samen op reis fungeert naast de HRM-strategie als een kapstok voor de te zetten stappen op het gebied van organisatieontwikkeling. Vanuit HRM ligt in 2020 het accent op leiderschapsontwikkeling en het organiseren van een beheersbare span of control voor de managementposities.

Informatisering & Automatisering

De I&A-visie 2021 is ook in 2020 het richtinggevende kader voor de Informatievoorziening & Automatisering. Het kader sluit aan bij de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Wij houden bij het ontstaan van informatie rekening met de kwaliteit en duurzaamheid, zoals vastgelegd in de archiefwet.

Voor 2020 focussen we op de volgende trajecten:

• Vindfunctie: we realiseren één centrale zoekingang. Zo maken we de toenemende informatie uit verschillende bronnen snel en eenvoudig toegankelijk voor de medewerkers.
• DigiToegang: in 2019 startten we met borging van het Tijdelijke overheidsbesluit digitale toegankelijkheid. Dit besluit schrijft voor dat digitale voorzieningen toegankelijk moeten zijn voor álle inwoners. Ook in 2020 maken we onze websites en toepassingen zoveel mogelijk toegankelijk voor iedereen.
• BRO: De Basisregistratie Ondergrond bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw van de Nederlandse ondergrond. In 2020 sluit Best sluit hier op aan.
• We stellen een Masterplan op voor de Gemeentewinkel. Hierin beschrijven we de vervolgstappen voor verbetering en verdere digitalisering van de processen.
• Kantoorsoftware vernieuwen we naar de laatste versies.

Informatiebeveiliging en privacy

In 2020 werken we verder aan het voldoen van de informatievoorziening aan wet- en regelgeving, waaronder Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet GBA, Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag en de Archiefwet.
In 2020 doorlopen we diverse audits. Deze audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

Naast technische maatregelen en middelen, zoals autorisaties en versleuteling, besteden we continu aandacht aan bewustwording van medewerkers. Door e-learning, workshops, campagnes, voorlichtingssessies en ludieke acties maken we medewerkers bewust van risico’s en hoe deze te minimaliseren.

Huisvesting

Vanuit het project verkenning één fysieke toegang verkennen we met Bestwijzer de mogelijkheid om samen, in en vanuit één locatie, de dienstverlening aan inwoners en ondernemers te organiseren. Ons streven is om op deze fysieke locatie met relevante partners ook de dienstverlening van andere domeinen (onder meer ruimtelijk) te integreren. De resultaten van de verkenning bieden wij  begin 2020 aan de gemeenteraad aan. In het geval van een ‘go’  voor realisatie werken we de plannen in 2020 verder uit. De uitwerking van deze verkenning vertalen we in een integrale huisvestingsvisie en -concept met bijbehorend programma van eisen.

In 2020 verbeteren we het gemeentehuis. Dit betreft onder meer de veiligheid van onze medewerkers (uitwerking RI&E onderzoek 2019) en het voldoen aan de Arbonormen. In 2019 startten we met de uitwerking van een aantal toekomstscenario's voor onze huisvesting, met en zonder behoud van het huidige gebouw. In 2020 vindt hierover besluitvorming plaats.

Kwaliteit en Control

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om interne beheersmaatregelen tijdens het proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles essentieel, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• De meest risicovolle financiële processen (onder andere grondexploitaties, inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg).
• De onderzoeken naar raadsbesluiten en collegebesluiten.

Vanaf 2021 stellen wij jaarlijks een rechtmatigheidsverklaring op. Op deze wijze verantwoorden wij aan de raad in hoeverre we voldoen aan de rechtmatigheidseisen in wet- en regelgeving. Als voorbereiding voeren we in 2020 een pilot voor deze verklaring uit.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken omvatten in 2020 de volgende processen:

• Publieke producten
• Aangiften en verzoeken
• Bezwaar en beroep (verplaatst van 2019 naar 2020)

Door de onderzoeken te richten op de dienstverleningsprocessen waarbij meerdere programma's en afdelingen worden onderzocht, realiseren we een effectievere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Onderzoeken naar informatiebeveiliging [Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG)]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar de informatieverwerking in de basisregistraties en de beveiliging van persoonsgegevens, informatiesystemen, software applicaties en het gemeentelijke netwerk. De onderzoeken zijn gericht op het voldoen aan landelijke eisen voor privacy, informatieverwerking en -beveiliging. De onderzoeken worden deels uitgevoerd in de vorm van zelfevaluaties en deels door externe auditoren. De onderzoeksopdrachten zijn landelijk vastgelegd in specifieke normenkaders. Wij informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitkomsten van de onderzoeken.

Juridische kwaliteitszorg
Het aantal bezwaarschriften verschilt per jaar. Om de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk in te zetten, optimaliseren we continu het proces van bezwaar- en beroepschriften. Digitalisering speelt hierbij een belangrijke rol. Dit laatste ook vanwege de verplichting om in de nabije toekomst elektronisch te corresponderen met de rechterlijke macht.

In 2020 en verder proberen we wederom om door het toepassen van mediationvaardigheden bezwaarschriften te voorkomen of op een andere dan juridische wijze tot voor alle partijen bevredigende oplossingen te komen. Om deze vaardigheden op peil te houden, vindt er om de twee jaar een verdiepingstraining/terugkomdag plaats. In 2020 leiden we ook weer een nieuwe groep medewerkers op met deze vaardigheden. Verder houden we de wijze van afwikkelen van klachten tegen het licht. Het gaat dan om klachten tegen gedragingen van medewerkers/bestuurders of de gemeente in zijn geheel. In 2020 verbeteren we de wijze waarop klachten worden afgehandeld verder, bijvoorbeeld als het gaat om het tijdig en adequaat communiceren met de indiener van de klacht. Naast bejegening is ook de inhoudelijke kwaliteit van het werk onderwerp van aandacht. Aan de juridische kwaliteit werken we doorlopend door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.